Le Centre de Services Partagés est le chef de file des multiples cas d’utilisation de l’automatisation pour les services partagés, la comptabilité financière, la budgétisation, les systèmes d’information et les ressources humaines.
Le Centre de Services Partagés (CSP) de la FAO adopte l’automatisation robotisée des processus (RPA), libérant ainsi ses collègues pour qu’ils se concentrent sur des tâches à valeur ajoutée : un excellent exemple de collaboration entre les personnes, les processus et la technologie.
Le CSD a pris conscience de la valeur de l’automatisation des processus robotiques (RPA), une technologie qui permet à un robot logiciel (ou « bot ») d’imiter le comportement humain pour les tâches manuelles et répétitives, avec l’avantage qu’il peut travailler beaucoup plus rapidement et plus efficacement en effectuant des tâches à forte intensité de main-d’œuvre et, en fin de compte, en éliminant les erreurs humaines coûteuses.
L’équipe financière du CSC a travaillé sur un projet de filtrage des sanctions avec le CICNU, dans le cadre duquel la solution conjointe de filtrage des sanctions optimise le filtrage des fournisseurs de la FAO par rapport aux listes de sanctions du Conseil de sécurité des Nations unies, du Trésor américain, de l’UE et de la Banque mondiale.
L’automatisation des processus robotiques fonctionne mieux avec les tâches régulières basées sur des règles qui nécessitent des entrées manuelles. Le CSE traite plusieurs milliers de transactions par mois (droits du personnel, factures, paiements, salaires, frais de voyage, cessions d’actifs, etc.) et en automatisant certains éléments de ces processus administratifs, le Centre peut générer des gains d’efficacité et contribuer à améliorer l’expérience des clients. Le déploiement de la RPA libère les ressources à forte valeur ajoutée pour qu’elles se concentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
John Kidd, Chef, CSE, FAO
La Solution Joint Sanctions Screening accélère le processus de vérification et améliore l’efficacité de la gestion des dossiers des fournisseurs, élimine les erreurs humaines lors de l’analyse et de l’examen des données et réduit le risque opérationnel.
Le bot a déjà procédé à un examen complet de la base de données principale de la FAO, qui compte plus de 260 000 dossiers de fournisseurs actifs. Le robot compare les données de la FAO avec les listes de sanctions et marque les correspondances potentielles. Il passe au crible les parties avec lesquelles l’organisation entretient une relation commerciale, un partenariat financé ou une autre relation financière, ainsi que tout autre destinataire ou bénéficiaire d’argent liquide.
Zoltan Antal, SSC, FAO
Au cours de la phase de mise en œuvre de cette solution, la solution conjointe de filtrage des sanctions a démontré les avantages de la collaboration inter-agences, puisque le HCR et le PAM ont partagé leurs connaissances sur la technologie RPA.
L’introduction de la solution d’examen conjoint des sanctions est bienvenue et contribuera à accroître le niveau de transparence. Cette solution garantira la conformité aux politiques de sanctions internationales en s’assurant que les enregistrements des données de base des fournisseurs de la FAO ne contiennent pas de fournisseurs sanctionnés.
Motohiro Ogita, Chef des Achats, CSLP, FAO
Compte tenu de ces réussites de la CSE, à quoi ressemblera le monde du travail à l’avenir ? John Kidd est heureux d’exprimer ses idées : « Nous prévoyons d’étendre la robotique à d’autres secteurs administratifs. Le potentiel est élevé et l’équipe a commencé à constituer une réserve de processus appropriés. Je suis heureux que plusieurs collègues aient manifesté leur intérêt et apprennent maintenant la technologie ».
Il a été très utile de coopérer avec des collègues d’agences sœurs avant de s’embarquer dans cette aventure. Nous nous sommes rendu compte qu’il nous faudrait procéder à un grand nettoyage au début, ce qui nécessiterait du temps et des efforts, que nous devrions adopter une stratégie adaptée à notre organisation (vérification complète de la base de données ou vérification quotidienne des nouveaux enregistrements) et que nous devrions fixer nos règles internes quant à l’intensité et à la fréquence de la surveillance. Aujourd’hui bien avancés dans le monde de la robotique, nous avons eu le plaisir de partager notre expérience avec l’UNICEF qui s’est engagé dans une voie similaire.
Dora Ronai (CSFR), Chef d’Equipe du CSD, FAO
Une solution innovante et partagée du Centre de Solutions Numériques des Nations Unies
Le Centre de Solution Numérique ((ONU DSC), opérée en partenariat par le Programme alimentaire mondial des Nations unies (PAM) et le Haut-Commissariat des Nations unies pour les réfugiés (HCR), soutenue par le Centre international de calcul des Nations unies (CICNU), a développé la solution Joint Sanctions Screening en utilisant l’automatisation robotique des processus (RPA) pour rationaliser les processus répétitifs, manuels et inefficaces de sélection des fournisseurs.
Des normes élevées d’intégrité et de conformité signifient une tolérance zéro pour la fraude et la corruption. Les Nations Unies minimisent la fraude en imposant des sanctions aux vendeurs et partenaires potentiels ainsi qu’à leurs employés.
Chaque organisation des Nations Unies tient ses propres listes de fournisseurs, qui changent constamment et doivent être comparées à de nombreuses listes de sanctions internationales. Le processus d’approbation est souvent manuel, prend du temps et intervient à des stades tardifs de la passation des marchés, ce qui entraîne des erreurs et une duplication des efforts.
Centre d’Excellence en Hyper-automatisation du CICNU
Les technologies de RPA et d’hyperautomatisation – ce que le CICNU appelle » RPA+ » – nous permettent de faire appel à une main-d’œuvre numérique pour nous aider à gagner en efficacité opérationnelle immédiate et à nous rapprocher des parties prenantes de l’entreprise et des bénéficiaires sur le terrain. Au final, les technologies « RPA+ » aident les clients et les organisations partenaires à remplir leurs missions plus efficacement.
Nagesh Vepa, responsable de la division Solutions d’hyperautomatisation au CICNU
Le CICNU a perfectionné bon nombre de ces nouvelles technologies pour ses clients et ses organisations partenaires. Son Centre d’Excellence pour l’automatisation des processus robotiques (RPA+) compte plus de vingt clients et plus de 60 solutions d’automatisation qui permettent d’automatiser des milliards de transactions manuelles. Il fournit de nombreux services de conseil, de mise en œuvre de solutions et des services gérés de bout en bout.
Cela se traduit finalement par la restitution de milliers d’heures précieuses aux utilisateurs professionnels et par l’extension des fonctions et de la valeur de l’entreprise dans leurs domaines (finances, conformité, voyages, ressources humaines, achats, TIC, etc.)
